Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Standaardantwoorden toestemmingen staan in de map Q:\Collectieverwerking_Dienstverlening\1 Dienstverlening\Toestemmingen archieven - procedure enz

  1. E-mail met toestemmingsaanvraag komt binnen bij ask, wordt uitgeprint en komt in rood plastic mapje ‘toestemmingen’.
    De e-mail blijft in de ask-box staan ter afhandeling.
  2. Bekijken of aanvraag voldoende gemotiveerd is.
  3. In search nakijken wat de voorwaarden voor raadpleging zijn.
    → Wanneer er staat ‘toestemming nodig van IISG’: doorsturen naar hoofd dienstverlening (Jack Hofman).
    → Wanneer er staat ‘toestemming nodig van directeur’: doorsturen naar directeur (Henk Wals).
  4. In databestand (mieke150508_Backup.mdb) het juiste e-mailadres van bewaargever opzoeken en de e-mail met toestemmingsaanvraag doorsturen, met een kopie aan ‘Ask’.
    Databestand staat in map Q:\Collectieverwerking_Dienstverlening\Relaties
    → Indien in het databestand geen e-mailadres te vinden is: contact opnemen met medewerker collectievorming of Bouwe.
    → Wanneer contactgegevens door medewerker collectievorming of Bouwe gegeven zijn: Niet vergeten deze in te voeren in database.
    → Geen contactgegevens aanwezig: e-mail doorsturen aan manager dienstverlening voor beslissing.
  5. De aanvrager krijgt per e-mail een bevestiging dat de aanvraag ontvangen is en dat hij/zij op de hoogte wordt gesteld als de toestemming binnen is, met een kopie aan ‘Ask’.
  6. De doorgestuurde e-mail(s) uitprinten en opbergen in de juiste toestemmingsordner, hierbij de naam van de aanvrager in rechterbovenhoek schrijven en markeren.
    E-mail van aanvrager + bijbehorende berichten verplaatsen naar digitale map ‘Toestemmingen’.

    NB. Voor toestemmingen voor de archieven van J. den Uyl en CPN zijn aparte ordners
  7. Wanneer de toestemming wel/ niet wordt verleend het antwoord uitprinten en opbergen in rood mapje.
    De e-mail blijft in de ask-box staan ter afhandeling.
  8. De aanvrager op de hoogte stellen van de wel/niet verleende toestemming, met een kopie aan ‘Ask’.
    E-Mail met toestemming + bijbehorende berichten verplaatsen naar digitale map ‘Toestemmingen’.
  9. De wel/niet verleende toestemming opbergen in de juiste toestemmingsordner – de eerste mail met de toestemmingsaanvraag kan weg (tenzij daar nog aanvullende informatie staat die ontbreekt in het antwoord).
  10. Voor een aantal archieven moet de aanvrager een speciale verklaring invullen.
    Vaak staat bij de beschrijving van het archief dat er een verklaring moet worden ingevuld. Bij bezoek van aanvrager aan studiezaal wordt de verklaring gegeven.
    ‘Lege’ verklaringen zijn te vinden in de ordner ‘Speciale verklaringen’. Ordner staat in kast in het aquarium.
    De aanvrager krijgt een kopie van de verklaring, het origineel wordt opgeborgen op naam van aanvrager in toestemmingsordner.
  11. Voor het archief 'PvdA. Tweede Kamerfractie' is een aparte verklaring. Originele verklaringen worden naar contactpersoon, degene die toestemming verstrekt voor het archief 'PvdA. Tweede Kamerfractie', gestuurd.
    Wij bewaren een kopie op naam van aanvrager en aanvrager krijgt kopie.
  • No labels